Spisová služba a přechod na elektronickou spisovou službu (online)

Informace o semináři

Vážení zákazníci,

na tento seminář je možno využít slevu na vložném  pro 2 a více účastníků.

V případě, že přihlásíte 2 a více osob z jednoho úřadu bude vložné za osobu činit 1990 Kč.

 Pokud využijete tuto nabídku, vyplňte prosím za všechny účastníky závaznou přihlášku, ale seminář nehraďte předem.  Po semináři Vám bude zaslána faktura se sníženým vložným.

Určeno:

Pro veřejnoprávní původce – tj. pro zaměstnance obcí, krajů, příspěvkových organizací (např. škol, poskytovatelů soc. služeb) a dalších subjektů veřejné správy. Především pracovníkům podatelen a spisoven, ale rovněž  dalším zaměstnancům , kteří pracují s přidělenou agendou.

 Cíle semináře:

Vyložit Vám srozumitelně a přehledně správné vedení spisové služby a  jak správně nakládat s dokumenty, které do organizace přichází, dokumenty vzniklé z vlastní činnosti a s dokumenty, které z organizace odcházejí. Na semináři se seznámíte s aktuálními legislativními změnami v oblasti spisové služby a jejich dopady veřejnoprávní původce, kteří budou muset provést nutné kroky v souvislosti s povinným přechodem na  vedení spisové služby v elektronických systémech spisové služby ať už akreditovaných nebo těch bez akreditace. Důraz je také kladen na to, jak správně nakládat s elektronickými,  ale také s  listinnými  dokumenty při přechodu na elekrtronickou spisovou službu od 1.1.2027.

Své dotazy můžete klást lektorce v celém průběhu semináře anebo zaslat dotazy předem.

 Co se na semináři dozvíte:

• jaké jsou aktuální legislativní požadavky na výkon spisové služby
• jaké změny přináší novela archivní zákona, prováděcích vyhlášek a národního standardu
• koho se týká povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě (případně v akreditovaném systému spisové služby) od 1. 1. 2027
• co znamená přechod na elektronickou spisovou službu v praxi
• jak postupovat při výběru a zavedení elektronického systému spisové služby
• jak správně nově nastavit vnitřní předpis, kterým je spisový řád včetně změn ve spisovém a skartačním plánu
• jak řešit práci s dokumenty v digitální i listinné podobě v přechodném období

jak se vyhnout nejčastějším chybám při vedení elektronické spisová služby

Čím Vám bude školení užitečné:

• získáte přehled o konkrétních povinnostech, které musí vaše organizace splnit  nejpozději k 31. 12. 2026.
• ujasníte si, zda, a v jakém rozsahu se vás povinnost elektronického vedení spisové služby týká
• připravíte si včas plán k přechodu na elektronickou spisovou službu
• nastavíte procesy tak, aby obstály při kontrole ze strany příslušného archivu
• minimalizujete riziko organizačních komplikací nebo sankcí
• odnesete si praktická doporučení, která jistě budete moci využít při své každodenní práci

Podrobný obsah školení:

1. Spisová služba v aktuální legislativě

• základní povinnosti veřejnoprávních původců
• vedení spisové služby podle platných právních předpisů
• změny vyplývající z novely zákona o archivnictví a spisové službě a prováděcích vyhlášek

2. Povinnost vést spisovou službu v (akreditovaném) systému elektronické spisové služby od 1. 1. 2027

• vymezení okruhu povinných subjektů
• výjimky a specifické situace
• dopady na obce, kraje, školy a příspěvkové organizace

3. Jak se připravit na přechod k novému způsobu vedení spisové služby

• analýza stávajícího stavu spisové služby
• výběr elektronického systému spisové služby
• požadavky na funkčnost a bezpečnost systému
• propojení ESSL s další povinnou, samostatnou evidencí dokumentů

4. Vnitřní předpisy a organizační zajištění

• úprava stávajícího spisového řádu včetně provedení povinných změn ve spisovém a skartačním plánu

5. Otázky z praxe

• práce s hybridními dokumenty
• skartační řízení v elektronickém prostředí
• časté chyby při kontrolách a doporučení, jak jim předcházet

Seminář poskytne ucelený pohled na aktuální stav i blížící se povinné změny.

Účastníkům umožní připravit svou organizaci na přechod k plně elektronické spisové službě systematicky, včas a v souladu s novými legislativními předpisy.

 Účastníci obdrží  osvědčení akreditované instituce MV ČR o absolvování.

Pro připojení k webináři není třeba nic instalovat, kliknete na link a jste v učebně.

Stačí Vám standardní webový prohlížeč v počítači nebo mobilním telefonu (ideálně Chrome, Firefox, Edge v aktualizované verzi), sluchátka nebo reproduktory.

Kameru ani mikrofon účastníci nevyužijí, dotazy pro přehlednost kladou formou chatu.

Účastníci obdrží 1 den před kurzem v průběhu dopoledne mail s přihlašovacím linkem a materiál.